Série Ferramentas de Gestão: Plano de Ação

Plano de Ação

 É uma ferramenta para se utilizar na elaboração e gerenciamento de planos, podendo ser utilizada, também, na padronização. Na fase (P) - Plano de ação do PDCA, o Plano de Ação (3W, 5W1H ou 5W2H), é usado para propor soluções para o problema, baseado na observação, análise e no conhecimento técnico do processo.

Quando a não conformidade e suas causas já forem conhecidos, resta determinar as ações, medidas, ou estratégias que garantam o alcance dos objetivos desejados.

Modelos mais comuns:

Plano Simplificado (3W)

-       What (O que) – Ações ou contramedidas a serem implementadas para eliminar a(s) causa(s) de um problema

-       Who (Quem) – Pessoa responsável para implementação da ação

-       When (Quando) – Prazo para implementação da ação

Este modelo é indicado geralmente para iniciantes ou para problemas simples.

A Figura 1 apresenta um modelo de um plano de ação simplificado

 Plano de Ação (5W1H)

O 5W1H é geralmente indicado para problemas ou projetos mais complexos que necessitam de maiores detalhamentos.

-       What (O que) – Ações ou contramedidas a serem implementadas para eliminar a(s) causa(s) de um problema

-       Who (Quem) – Pessoa responsável para implementação da ação

-       When (Quando) – Prazo para implementação da ação

-       Where (Onde) – Local físico da implementação a ação

-       Why (Por que) – Justificativa de cada ação

-       How (Como) – Procedimento/Detalhamento de cada ação

A Figura 2 apresenta o detalhamento dos 5W1H

 Plano de Ação (5W2H)

O 5W2H é uma derivação do plano de ação 5W1H acrescido de mais 1H - How much (quanto custa) geralmente indicado quando se deseja levantar o orçamento do projeto ou para eliminar o problema, detalhado pelo custo de cada ação.

Dicas para a construção / preenchimento do Plano de ação 5W2H

1. No campo What (O que) relacionar as ações que se deseja implementar, começando sempre com um verbo no infinitivo: construir, comprar, treinar, soldar, testar, por exemplo.

Exemplo: Elaborar o desenho técnico para a confecção do dispositivo de segurança da furadeira L32

2. No campo Who (Quem) indicar o responsável pelo desenvolvimento da ação.

Exemplo: Paulo Rogério

3. No campo When (Quando) indicar a data prevista para a conclusão do desenvolvimento da ação. Se optar por um cronograma, identificar a data de início e de término da ação.

Exemplo: 30/05/2011

4. No campo Where (Onde) relacionar o local de desenvolvimento da ação.

Exemplo: Na engenharia de manutenção

5. No campo Why (Por que) relacionar o motivo pelo qual a ação vai ser realizada geralmente começa com a palavra para. Pode estar relacionado ao aspecto da causa que está sendo atacada.

Exemplo: Para dimensionar todas as partes do dispositivo evitando assim o erro na confecção e também manter dados históricos

6. No campo How (Como) relacionar de forma resumida como a ação será executada começando, normalmente, com o verbo no gerúndio: ligando, analisando, por exemplo.

Exemplo: Reunindo com o desenhista da engenharia e passando para ele todas as medidas necessárias.

7. No campo How much (Quanto custa) relacionar o custo necessário para cada ação.

Exemplo: R$ 500,00

Na elaboração do plano devem ser consideradas as precedências entre as ações e as possíveis contingências.

Pronto, com estas dicas você já está apto a elaborar o seu plano de ação. Porém, após a sua elaboração é necessário que haja uma validação para saber se como a implementação de todas as ações o problema será resolvido definitivamente ou a meta será atingida.

REFERÊNCIAS

PESSOA, Gerisval A. Notas de aula da disciplina PDCA e Seis sigma: metodologia e ferramentas da qualidade . São Luís: FAMA, 2010.