Significado Prático do 5S

Gerisval Alves Pessoa*

Daniel da Silva Jatahy**

Conceito de 5S

È um programa de educação e treinamento que busca a mudança no comportamento e nos hábitos das pessoas, de maneira simples e ao mesmo tempo revolucionária, por meio da prática de ações de melhorias contínuas no ambiente de trabalho e no gerenciamento do dia a dia das organizações.

Tem como objetivo principal preparar uma empresa, um departamento, um bairro, uma escola, uma cidade ou qualquer espaço físico para uma intervenção de melhoria no ambiente, por meio do envolvimento das pessoas e do trabalho em equipe.

Os 5S são uma derivação de cinco palavras de origem japonesa adaptadas para o português conforme descritas abaixo:

- Seiri: Senso de Utilização

- Seiton: Senso de Ordenação

- Seisou: Senso de Limpeza

- Seiketsu: Senso de Higiene, Saúde ou Bem Estar

- Shitsuke: Senso de Autodisciplina

Mas para torná-lo simples, é necessário que entendamos de forma prática o conceito de cada senso e que o torne uma ferramenta para ser utilizada de forma eficaz em todos os processos da organização, desde a pesquisa e desenvolvimento do produtos/serviços até a sua disposição final:

- Senso de utilização: mantenha perto de você apenas o necessário, ou seja, separar o útil do inútil. Pois, o que não é necessário no ambiente de trabalho ou no processo só atrapalha.

- Senso de Ordenação: mantenha em ordem seus objetos de trabalho, ou seja, arrumar o que é útil, definindo um lugar certo para cada objeto.

- Senso de Limpeza: trabalhe em um ambiente limpo, ou seja, conserve sempre limpo o ambiente de trabalho, as máquinas e equipamentos.

- Senso de Bem estar: Cuide de sua saúde física e mental e da apresentação pessoal, pois corpo, mente e ambiente saudáveis representam uma face do sucesso.

- Senso de Autodisciplina: Pratique os 5S diariamente, fazendo dele as bases de suas ações, pois ações e exemplos são mais importantes que e eficientes que palavras.

Por que Implantar o Programa 5S?

A prática dos cinco sensos de forma continuada pode proporcionar os seguintes benefícios:

- Bem-estar das pessoas: é inegável que a prática dos 5S proporciona uma melhor saúde física e mental para todos.

- Melhoria da qualidade: só se pode obter Qualidade Total em ambiente onde os se tenha comportamentos e hábitos condizentes com os cinco sensos.

- Prevenção de acidentes: em locais ordenados, limpos, onde os procedimentos são cumpridos e com lay out apropriado o risco de acidentes é infinitamente menor.

- Aumento da produtividade: a qualidade trazida pelo 5S proporciona melhorias nos índices de produção.

- Redução de custos: com a eliminação dos desperdícios os gastos também diminuem.

- Prevenção quanto à parada por quebras: a limpeza das máquinas e equipamentos permite a visualização antecipada dos problemas, permitindo atuação de manutenção preventiva feito pelo próprio operador.

- Aprimoramento do ambiente de trabalho: os empregados vêem e percebem um novo clima em seu posto de trabalho.

- Melhoria do moral dos empregados: a satisfação das pessoas sempre aumenta com a aplicação persistente do 5S.

- Higienização mental da empresa: ao praticar o programa de forma ampla, a empresa constata que inúmeras tecnologias gerenciais, muitas vezes até conflitantes, necessitam de ser repensadas.

Por que é necessário identificar e eliminar os desperdícios?

Em todo processo produtivo existem perdas ou desperdícios, que são quaisquer trabalhos desenvolvidos que não podem ser cobrados dos clientes, ou seja, são todos serviços que não agregam qualquer valor ao negócio e nem aos clientes.

Por exemplo, aquele tempo enorme gasto para procurar um determinado documento ou material, não adiciona nenhum valor e não produz também nenhum lucro para a organização. O transporte ou manuseio de materiais, para lá e para cá, dentro de uma fábrica não acrescenta praticamente valor algum. E tem mais, os materiais e produtos não-conformes estocados, sem serventia, causam até prejuízo, além de não agregarem qualquer valor.

As Principais Formas de Desperdícios

Apresentamos a seguir, as principais formas de desperdícios que podem acontecer no dia a dia e se eliminadas, podem se transformar em ganhos para a organização:

- Desperdício de tempo: não agrega valor ao seu trabalho, gera atraso provocando insatisfação do cliente, quer seja externo ou interno.

- Desperdício de matéria-prima: usar produto além do necessário significa mais investimento para o mesmo resultado. E que não colocar matéria-prima o suficiente pode gerar outro desperdício que poderia ser reparo do produto final ou perda total.

Como Eliminar os Desperdícios?

Apresentamos abaixo situações, ferramentas e procedimentos que ajudam a evitar desperdícios, tais como:

- Desperdício de recursos - muito treinamento sem desafiar as pessoas. Isto gera frustração e substituição do potencial produtivo, enquanto pouco treinamento (capacitação) e muita exigência gera "stress", favorecendo o acréscimo do número de erros/falhas, provocando baixa produtividade.

- Desperdício provocado pelos métodos, manutenção e produção: muita manutenção nos equipamentos pode gerar paradas desnecessárias para realizar serviços desnecessários ou a falta de manutenção dos equipamentos, gera quebras e paradas bruscas na produção.

- Método produtivo errado - Exemplo: matéria-prima localizada longe da máquina, layout improdutivo, etc.

- Eliminando o retrabalho - procurando executar tarefas usando padrões de qualidade, avaliando método, matéria-prima e a qualificação da mão-de-obra, etc.

- Desenvolvimento de elementos básicos da qualidade total: no Senso de Utilização, estão a estratificação e o bloqueio das causas fundamentais dos problemas; no Senso de Ordenação, o gerenciamento por função e a eficiência para alcançar metas; no Senso de Limpeza, a inspeção como conceito básico; no Senso de Bem estar o gerenciamento e a padronização; e no Senso de Autodisciplina, o hábito de cumprir o que foi determinado.

Integrando o 5S ao Sistema de Gestão de Qualidade

Não há dúvidas que para se praticar qualquer tipo de esporte é essencial, em primeiro lugar, treinar com persistência aos seus fundamentos, como também se condicionar a cumprir as regras táticas estabelecidas.

Transferindo-se este fato para o Sistema de Gestão da Qualidade, os 5S funcionam como os mandamentos essenciais para se atender as expectativas das partes interessadas. Além disso, o 5S contempla praticamente todos os elementos essenciais de um sistema de gestão da qualidade como, por exemplo, treinamento, melhoria contínua, motivação, trabalho de equipe, gerenciamento, etc. Assim sendo, a boa prática do 5S facilita a implementação de um sistema de gestão da qualidade.

O 5S e a Gestão de Negócios

O 5S é um instrumento indispensável para o bom gerenciamento de negócios.

O gerenciamento de negócios compõe-se de duas frentes específicas: marketing e produção. A área de marketing tem por objetivo central identificar as necessidades do cliente e fazer com que estas necessidades fiquem refletidas nos produtos da organização. Já a área de produção se responsabiliza pela fabricação desses produtos, que têm que estar voltados para a satisfação dos clientes, através de qualidade, custo e atendimento - objetivos primordiais de um sistema de gestão da qualidade, que procura direcionar a organização no sentido de desenvolver novos produtos e processos, buscando sempre produtividade e sobrevivência em longo prazo.

No Sistema de Gestão da Qualidade, somente integrando marketing e produção é possível se obter um produto que realmente dê ao cliente aquilo que ele realmente quer e precisa. Mas onde, especificamente, entram os 5S neste processo? No auxílio aos meios de produção, integrando pessoas, materiais e máquinas por meio de suas propostas diretas de organização, padronização e autocontrole.

A integração do 5S com o Sistema de Gestão da Organização é o grande alicerce para o gerenciamento revolucionário do dia a dia.

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* Gerisval Alves Pessoa é Mestre em Gestão Empresarial pela FGV / EBAPE. Especialista em Engenharia da Qualidade. Químico Industrial. Professor de graduação e pós-graduação. Consultor e auditor de Sistema de Gestão da Qualidade.

** Daniel da Silva Jatahy é pós-graduado em gestão de projetos, licenciado em letras e consultor de gestão da qualidade.